Vysoká škola mě (kromě spousty jiných užitečných věcí) naučila hlavně napsat libovolný počet stran o libovolném tématu. Přesto se člověk občas dostane i v akademickém prostředí k velmi praktickým radám. Jedna z věc, na které profesoři bazírovali, byla specifikace cílů a jejich vyhodnocení pomocí techniky SMART. Z odstupem času když si zadávám úkoly, ke SMART se vracím a alespoň v rychlosti si úkoly pomocí SMART zhodnotím.
Každý úkol lze vyhodnotit a pokud neprojde, tak i vylepšit, nebo v ideálním případě smazat podle 5 kritérií:
Specific
Measurable
Aligned
Realistic
Timed
Ve skutečnosti jsem se setkal s mnoha jinými záměnami (Specific, Significant… Measurable, Motivational… Aligned, Acceptable… Realistic, Relevant… Timed, Trackable…) Já předávám, jak jsem získal a jak jsem sám na SMART úkoly zvyklý.
Specific – je zadání jednoznačné. Dokážu přesně říct, kdy je úkol „hotov“? Znám maximální povolené prostředky? Znám smysl onoho úkolu a jak zapadá do celku? Pokud budu úkol delegovat, je jeho popis tak specifický, že už budu řešit s kolegou jen provozní maličkosti (které se dají vyřešit za pár minut ústně nebo prototypem)? Úkol je specifický tehdy, když je člověk, který úkol bude vypracovávat, schopný ho vlastními slovy vysvětlit znovu a je to správně. Pokud to tak není, je nutné specifikaci zlepšit.
Measurable – je v definici „hotovo“ použita jednotka, případně stav ano/ne? Úkol (a jeho splnění) je měřitelné tehdy, když je zadané exaktně: „Počet skrytých závad automobilů snížíme v záruční době na 0.01 procenta“, „Obrat se zvýší o 33 procent“, „Ve výzkumu veřejného mínění dosáhneme názoru veřejnosti, že jsme nejlepší fitcentrum v Praze“. Pokud místo toho obsahuje zadání vágní tvrzení typu: „zlepšíme ziskovost“ (bez čísla), „staneme se známějšími“ (bez měřitelného kritéria – tedy např. výzkumu veřejného mínění), úkol neprošel a je nutné ho přeformulovat.
Aligned – je cíl pro podnik relevantní? Pokud firma má velký problém s fluktuací, neměl by podnik vynaložit radši úsilí na práci s lidmi, než na obnovu vozového parku? Shodne se každý zúčastněný, že úkol je pro podnik skutečně důležitý? Pokud ne, je nutné úkol přeformulovat nebo smazat.
Realistic – je vůbec možné úkol splnit. Stát se největší ocelárnou v USA zabere 15 let. Stát se nejpoužívanějším vyhledávačem v současných podmínkách může být pro začínající firmu i zcela nemožné (ale třeba se mýlím a Nový hledač opravdu prorazí). Dávat si vysoké cíle je potřeba. Být první může být ale jen jeden. A s nejvyšší pravděpodobností bude v nejbližší době jedničkou někdo v TOP10 oboru, ne začínající podnik. Všichni zúčastnění se musí shodnout na tom, že cíl – byť má ambice – je splnitelný.
Timed – úkol musí mít termín. Obrat se zvýší o 33 % za rok do 1. července 2012. Každý měsíc snížíme skryté vady výrobků o 10 %. Pokud nemá úkol termín, není to úkol, ale jen přání. Samozřejmě existují způsoby, jak fungovat bez termínů u většiny úkolů: ale to jen tehdy, když velké množství malých (netermínovaných) úkolů směřuje k většímu (termínovanému) cíli. Pokud není jasné, do kdy má cíl být splněn a vyhodnocen za úspěšný nebo neúspěšný, úkol neprošel.
SMART má výhodu v tom, že se jedná o primitivně jednoduchou techniku, kterou stačí slepě sledovat a ona má výsledky. U většiny technik člověk přemýšlet musí, SMART funguje úplně automaticky. Z této techniky můžou těžit jak firmy, tak jednotlivci. Schválně si zkuste své úkoly projít a zjistit, jak na tom jste.
