Blog | The Final Version Perfected

The Final Version Perfected

Tento článek je překladem time managementové techniky The Final Version Perfected (FVP). Autorem je Mark Forster, autor dalších time managementových technik Autofocus, Superfocus a Final Version, které jsem zkusil a všechny mi dobře fungovaly. Proto jsem se rozhodl přeložit i tuto techniku.


Zde jsou dlouho očekávané instrukce pro Final Version Perfected (FVP) time management systém. Nevím, jestli je to ten nejlepší time managementový systém. Co vím, je to ten nejlepší time managementový systém, který jsem kdy používal já. Ukázalo se, že je spolehlivější, responzivnější a rychlejší, než Final Version.

FV a FVP jsou založeny na mých dřívějších systémech pro time management, zejména systémy postavené na AutoFocusu a SuperFocusu v posledních pěti letech. Byly unikátní v tom, že byly průběžně vyvíjeny s velkou skupinou komentátorů na mém webu. Kdokoliv, kdo někdy zkusil jeden nebo více z těchto systémů, pozná silný vliv v FP i FVP. Nejdůležitější paralelou je to, že jsou založeny na dlouhém listu úkolů (ať už na papíře nebo v software) obsahující vše, co člověka čeká. Systémy obsahují naprosté minimum značek nebo anotací. Takový list závisí na efektivní cestě, jak ho zpracovávat. Existují tři základní požadavky, které musí být udrženy v rovnováze. Urgence, důležitost a psychická připravenost. Tradiční time managementové systémy se soustřeďovaly na první dvě kritéria. Ignorace psychické připravenosti je nejspíš důvodem, proč většina lidí nevnímá time managementové systémy jako efektivní nebo příjemné k použití. Nejvíce odlišnou vlastností FVVP je právě algoritmus, který je postaven na psychologické připravenosti, což pak usnadňuje udržení urgence a důležitosti v udržitelné rovnováze.

Algoritmus FVP

FVP algoritmus používá otázku: „Co chci dělat víc než X?“ pro předvýběr řetězu úkolů z listu. Co se myslí tím „chci dělat“ je v tomto kontextu záměrně nedefinováno. Může existovat celá varieta důvodů, proč můžete jednu věc chtít víc než druhou a všechny jsou v pořádku. Řetězec začíná vždy první akcí, na které se z listu zatím nezapracovalo. Označte si úkol tečkou, abyste označili, že byl předvybrán. Zatím na úkolu nezačněte pracovat. Tento úkolem se stane porovnáním pro výběr dalšího úkolu. Například, pokud první úkol je: „Napsat report“, otázka je: „Co chci dělat víc, než report?“ Jdete listem shora dolů, dokud nenajdete úkol, který chcete dělat víc než report. Uděláte tečku a tento úkol se stane novým benchmarkem pro porovnání. Pokud první věc, která vám přijde přitažlivější, je: „Projít e-maily“ pak toto se stane benchmarkem. Otázkou pak je: „Co chci dělat víc, než projít e-maily?“ Jak pokračujete dál listem, můžete dojít na úkol: „Uklidit si stůl“, který chcete dělat víc. Pak hledáte, co se vám chce dělat víc, než uklidit si stůl?" Odpovědí je pravděpodobně nic, takže máte hotový předvýběr.

Předvybrané úkoly jsou:

  • napiš report
  • projít e-mail
  • uklidit stůl

V tuto chvíli je úklid stolu to, co chcete dělat úplně nejvíc. Udělejte to. Jako i v jiných mých systémech, nemusíte úkol dokončit, stačí na úkolu aspoň trochu zapracovat. Samozřejmě, pokud úkol dokončíte, je to skvělé, ale pokud ne, jediné, co musíte udělat, je znovuvložit úkol na konec listu. Teď, co se bude dít dál? Projít-email je další úkol a není nutně úkol, který chcete dělat nejvíc. Ale čím jste si jisti, že tento úkol jste chtěli dělat úplně nejvíc, než jste dostali možnost uklidit si stůl. Takže potřebujete zkontrolovat pouze úkoly, které byly v listu po uklizení si stolu.

Takže otázka zase zní: Co chci udělat víc, než projít e-mail?

Tentokrát v listu procházíte úkoly pod úkolem, který jste dělali předtím (pod Uklidit si stůl).

Jakmile takto projdete cestou zpět až po první úkol a udělali úkoly, co chcete dělat víc, než první (toto se nemusí nikdy stát!), vezmete druhý zatím neprovedený úkol jako počáteční benchmark.

To je ono! Nyní můžete používat FVP. Vše další jsou příklady a další vysvětlení.

Delší příklad

V tomto příkladu pro jednoduchost nebudou přidávány žádné úkoly do listu. Toto je v reálném životě nepravděpodobné.

Počáteční list úkolů:

  • e-mail
  • složka
  • hlasová pošta
  • report projektu X
  • uklidit stůl
  • zavolat nespokojenému zákazníkovi
  • přihlásit se k zubaři
  • založit faktury
  • prodiskutovat projekt Y s Bobem
  • zazálohovat

Dejte tečku před první úkol:

  • · e-mail
  • složka
  • hlasová pošta
  • report projektu X
  • uklidit stůl
  • zavolat nespokojenému zákazníkovi
  • přihlásit se k zubaři
  • založit faktury
  • prodiskutovat projekt Y s Bobem
  • zazálohovat

Nyní se zeptejte, co chcete dělat víc, než e-mail?

Jdete níže, dokud nedojdete k hlasové poště. Tu chcete dělat víc. Před ni tečku:

  • · e-mail
  • složka
  • · hlasová pošta
  • report projektu X
  • uklidit stůl
  • zavolat nespokojenému zákazníkovi
  • přihlásit se k zubaři
  • založit faktury
  • prodiskutovat projekt Y s Bobem
  • zazálohovat

Dál se vám chce uklidit stůl:

  • · e-mail
  • složka
  • · hlasová pošta
  • report projektu X
  • · uklidit stůl
  • zavolat nespokojenému zákazníkovi
  • přihlásit se k zubaři
  • založit faktury
  • prodiskutovat projekt Y s Bobem
  • zazálohovat

Žádný úkol se vám nechce dělat víc, než uklidit stůl. Máte následující úkoly:

  • e-mail
  • hlasová pošta
  • uklidit stůl

Ukliďte stůl.

Váš list teď vypadá takto:

  • · e-mail
  • složka
  • · hlasová pošta
  • report projektu X
  • · uklidit stůl
  • zavolat nespokojenému zákazníkovi
  • přihlásit se k zubaři
  • založit faktury
  • prodiskutovat projekt Y s Bobem
  • zazálohovat

Znovu začněte od uklidit stůl a hledejte úkol, který se vám chce dělat víc než hlasová pošta. Jediná věc, která se vám chce dělat víc je backup, udělejte ji.

Váš list je nyní:

  • · e-mail
  • složka
  • · hlasová pošta
  • report projektu X
  • · uklidit stůl
  • zavolat nespokojenému zákazníkovi
  • přihlásit se k zubaři
  • založit faktury
  • prodiskutovat projekt Y s Bobem
  • · zazálohovat

Pokud už není nic, co by se vám chtělo víc, než hlasová pošta, udělejte hlasovou poštu.

Váš list teď vypadá:

  • · e-mail
  • složka
  • · hlasová pošta
  • report projektu X
  • · uklidit stůl
  • zavolat nespokojenému zákazníkovi
  • přihlásit se k zubaři
  • založit faktury
  • prodiskutovat projekt Y s Bobem
  • · zazálohovat

Jediný úkol s tečkou je e-mail. Nyní musíte zjistit, jestli chcete něco dělat víc, než e-maily. Otázka je: „Co chci dělat víc, než e-mail?“

Rozhodnete se, že se chcete přihlásit k zubaři víc, nž odpovědět na e-maily. Uděláte tečku. Pak se ptáte, co chcete víc, než se přihlásit k zubaři, vyberete si „Prodiskutovat projekt Y“. A toto je poslední úkol na listu, takže ho hned udělejte a pak udělejte přihlášení se k zubaři. Není nutné skenovat, protože víte, že se chcete přihlásit k zubaři víc, než zakládání faktur.

List teď vypadá:

  • · e-mail
  • složka
  • · hlasová pošta
  • report projektu X
  • · uklidit stůl
  • zavolat nespokojenému zákazníkovi
  • · přihlásit se k zubaři
  • založit faktury
  • · prodiskutovat projekt Y s Bobem
  • · zazálohovat

Úkoly z původního listu byly udělány v pořadí:

  • Uklidit stůl
  • Zazálohovat
  • Hlasová pošta
  • Prodiskutovat projekt Y s Bobem
  • Přihlásit se k zubaři

Tyto úkoly byly zrealizovány v přesném pořadí, v jakém se vám chtějí dělat většinu času. Může existovat mnoho faktorů, které ovlivňují, co chcete dělat nejvíc, ale vy můžete nechat váš mozek, ať si pořadí zvolí pomocí vědomého ptaní se: „Co se mi chce dělat víc než X?“ a aplikování tohoto cestou, kterou jsem popsal výše.

Pokud máte problém následovat popsaý proces, doporučuji si sepsat úkoly na list papíru a zkusit to celé zopakovat.

Další tipy

Nejlepší cesta, jak potopit jakýkoliv time managementový systém, je přetížit ho hned od začátku. FVP je poměrně odolný, ale v této fázi vy nejste. Takže budujte list postupně. Doporučuji začít s projekty a úkoly, které jsou urgentní právě teď a později přidávat, jak se postupně vynořují. Úkoly můžou být přidány na jakékoliv úrovni, např. Project X, Přestrukturování plánu, zavolat Petrovi, uklidit stůl.

Jakmile zjistíte, že úkol už není relevantní, smažte ho. Pokud váš předvybraný list už není relevantní (např. jste měli dlouhou přestávku od listu a nějaký nový faktor se vynořil), zahoďte předvýběr a začněte od začátku. (update 3. července – aktuálně toto nedělám, pouze škrtnu úkol, který potřebuje přeprioritizovat a znovuvložím ho na konec listu)

Pokud se vynoří nějaký velmi urgentní úkol, zapište je na konec listu a nechte algoritmus, ať úkol sám od sebe vybere (za předpokladu, že danou věc opravdu chcete udělat). Stejně pokud něco na listu začne být velmi urgentní, přeškrtnete to a posuňte to na konec listu. Pamatujte si, že cílem jakéhokoliv time managementového systému je pomoci vám dokončit úkoly, ne stát vám v cestě k práci. Takže se nebojte upravit priority tak, jak potřebujete. Ale nepřežeňte to, dodržujte pravidla tam, kde je to možné, nechte systém, ať vám zajistí, že projdete úkoly systematicky.

Proč to funguje

Na začátku článku jsem napsal, že existují 3 faktory, které musí adresovat každý time managementový systém: urgence, důležitost a psychická připravenost. Jak se k těmto staví FVP?

Urgence – díky přirozenosti předvýběrového procesu, urgentní úkoly bývají vybírány, protože lidský mozek chce dělat věci, o kterých ví, že jsou urgentní. Jakmile se věci stanou urgentní, mohou se kdykoliv dostat na list.

Důležitost – mozek si nevybírá tak moc důležité úkoly, jako ty urgentní. Zejména v situacích, kdy důležité úkoly jsou složité. Každopádně platí, že předvýběrový proces v FVP vede ke kontinuálnímu procházení listu a váš mozek se sám přihlásí a označí úkol, pokud si myslí, že odkládáte. Pokud toto nenastane, bylo by pravděpodobně lepší se úkolu zbavit.

Psychologická připravenost – toto je oblast, kde FVP otvírá nové dimenze. Používání předvýběrového procesu, mozek je nalomen k vybraným úkolům. Nejen to. Selekční proces je nastaven na tom, co chcete opravdu dělat. Toto učiní úkoly zajímavějšími a dokonce i domácí práce se stanou lepšími.


Originál článku najdete zde.

Life Hacking

Předejte zkušenosti i dalším a sdílejte tento článek!



Jiří Knesl
Business & IT konzultant

Jiří Knesl poprvé začal programovat v roce 1993. Od té doby, díky skvělým učitelům a později zákazníkům, měl možnost neustále růst v oboru vývoje webových aplikací a informačních systémů. v roce 2002 se přidal zájem o ekonomii a v roce 2006 o organizaci práce. Vším tím se konstantně profesně zabývá jak ve svém podnikání, tak i u zákazníků. Za posledních 5 let vydal na tato témata přes 400 článků.

Prohlédněte si moje reference

Mám zkušenosti z rozsáhlých projektů pro korporace, velké podniky, střední i malé firmy, ale i pro startupy v cloudu. Zvyšoval jsem jejich know-how, pomáhal nastavovat jejich organizační strukturu, byl lektorem a mentorem v náročných situacích. Podívejte se, jak vidí můj přínos samotní klienti.

Sledujte mé postřehy na sociálních sítích