Blog | Každý měsíc smažte své GTD

Každý měsíc smažte své GTD

Polovina GTD je kontrola, seznam úkolů. Druhá polovina je perspektiva, smysl, účel, cíle a vize. První půlka je ta nejnižší úroveň, ten seznam úkolů, které je potřeba udělat. A tu dělají lidi špatně. A tu druhou vlastně taky…

Z mé zkušenosti s GTD vidím u organizace práce 3 zásadní problémy.

  1. Do seznamu úkolů si napíšou cokoliv se po nich chce
  2. Perspektivu lidi nedělají, jen pasivně přijímají, nebo se drží max na úrovni nějakých novoročních předsevzetí
  3. GTD je tak striktní, že ho lidi nedodržují

Pojďme hezky popořadě.

Velká nevýhoda všech systémů sebeorganizace je to, že nemají žádný limit. Není žádné: „Tohle je počet úkolů, které stihneš a basta. Jestli chceš něco přidat, jinde uber.“ A tak lidi žijí v hloupém předpokladu, že když si dají úkol do GTD, tak se jejich produktivita nafoukne a oni to stihnou.

Stihnou to. Na úkor cvičení, času s rodinou, přáteli. Pak už svůj osobní život zmáčknou tolik, že se s přáteli nevidí, místo jídla jí ve fastfoodech, cvičili tak ty 3 týdny po Novém roce a zase jedou své kolečko operativy. V takhle zmáčknutém životě už není kde brát. Pokud toho chtějí dělat víc, není jednoduchá cesta, jak ještě zrychlit.

Lidi, kteří žijí takhle zmáčknutí, se vyznačují jednou věcí. Mají ve svém seznamu úkolů víc práce, než stíhají reálně odbavovat. Když se objeví volná chvilka, hned kontrolují e-maily, odbouchávají další a další úkoly a stejně nakonec neudělají všechno.

Pokud chce být člověk aspoň trochu spokojený, musí téhle praktice udělat konec.

Druhá věc je, že úkoly se na člověka valí ze všech stran. Kolegové, nadřízení, podřízení, přátelé (jestli ještě nějaké máte), rodina, mazlíček. A člověk jen bere a dělá. Má pocit, že musí udělat všechno a když už se podaří ukrást si chvilku pro sebe, přečte si pár stránek knížky, zacvičí si, zjistí, že už děj knihy zapomenul a brzo se zadýchá, vše, co naběhal, už tělo zapomenulo. „Odkládá se“ do důchodu a v důchodu, když už ten čas má, tak stejně tráví život obyčejnou operativou, uklízením, opravováním a nedělá skoro nic z toho, co celý život odkládal. Na knihy nemá oči, na sport klouby, na cestování odvahu a na zbytek peníze.

Místo toho, aby obsah života vycházel z nějaké vize a představy, co chci a co je skutečně důležité, dělají lidi to, co si dokáže ukrást nejvíc jejich pozornosti a pocitu urgence.

A třetí věc je, že lidi, kteří si tohle možná podvědomě uvědomují, myslí, že to vyřeší tím, že nasadí GTD. Jenže je tam ale!

GTD je nejstriktnější systém sebeorganizace, jaký najdete. Už jsem školil GTD tunu lidí. Ještě víc lidí, kteří začali sami, četli knihy, články, viděli videa o GTD. A víc než 90 % lidí to vzdá a plnohodnotné GTD nepouživají. Tím, že jsem 8 let dodržoval strikně GTD podle knihy, jsem fenomén, víc takových lidí neznám a pokud jo, obvykle o GTD a time managementu taky přednáší, píší, jsou nadšenci. Zkrátka plnohodnotné GTD není pro každého.

A to, co si z něj lidi obvykle vezmou, neřeší ani problém nadbytku práce, ani problém toho, že lidi nedělají to, co by dělat měli, ale dělají to, co chtějí jiní. Obojí je v perspektivě. Ale spousta uživatelů GTD (a vidím to i na lidech, kteří o GTD přednáší a točí videa) tu perspektivu nevidí. Není to pro ně půlka GTD, ale jen New Age kapitolka z knihy, kterou ignorují.

Jenže právě ta perspektiva ty problémy řeší.

Protože GTD není pro každého, vyvíjím svůj systém, který bude jednodušší a bude přijatelnější všemi. Nebude tak striktní, nebude tak těžký ani tak strukturovaný. Bude vhodný pro lidi, kteří rádi plánují a sepisují, ale i pro lidi, kteří chtějí trochu chaosu. Už ho od října používám a pomalinku upravuju a většina rysů tam je.

Jedna z technik, kterou používám, právě řeší oba dva ty problémy.

Takže pár rysů systému:

  1. dlouhodobé plánování funguje na bázi rolí, uživatel zná své role
  2. vždy se sepíší úkoly, činnosti na měsíc
  3. všechny činnosti jsou ohodnocené tím, jak dlouho budou asi trvat v bodech, jeden bod = 10 minut
  4. do seznamu se dává vše, i věci z kalendáře apod.
  5. na konci měsíce se sečte, kolik bodů práce se stihlo
  6. na příští měsíc se plánuje průměr z pár předchozích měsíců, tím je dáno, kolik je reálné dosáhnout
  7. při rozdělování člověk dává body do jednotlivch rolí
  8. pokud např. chodíte do práce a víte, že něčím musíte strávit stanovený čas, tak to rovnou alokujete, rozdělujete zbytek
  9. pokud toho potřebujete udělat víc, než stíháte, musíte delegovat, nebo se úkolů zbavte, rovnou, stejně byste je nestihli
  10. pak si na den odebírejte úkoly tak, abyste stíhali tolik bodů, kolik se vám obvykle daří

Systém je složitější v tom, že ještě řeší průběh samotného dne. To ale není pro naše potřeby relevantní.

Díky tomuto systému víte, že máte čas na sport. Zkrátka si alokujete třeba 60 minut (6 bodů) 3* týdně, tedy 72 bodů a je to. Totéž besídka, divadlo, cokoliv. Naměříte si, kolik toho stíháte a to uděláte a hotovo. No a začínáte od rolí a od toho, že víte, kolik toho stíháte. Takže vás to tlačí vybrat jen to důležité. A snadno i vidíte, že když budete dělat něco méně důležitého, jaké věci vám utečou.

Jak takovou věc můžete přenést do svého GTD nebo jakéhokoliv systému organizace už teď?

Ohodnoťte si úkoly časovým odhadem.

Na konci měsíce z logu sečtěte, kolik jste toho stihli. Smažte všechny úkoly. Jen ty nejdůležitější přeneste do dalšího měsíce. Pokud něco přenášíte, časový odhad odečtěte od vaší kapacity. Nedovolte, aby se vám do seznamu úkolů na měsíc dostalo něco, co by způsobilo přesáhnutí vaší kapacity. Už nikdy nesmíte mít v seznamu víc práce, než se dá stihnout.

Pokud chcete věc nést v povědomí, dejte ji do Someday/Maybe, nebo ji odložte tak, aby se vám sama vrátila do Inboxu. Určitě ji nevkládejte do seznamu úkolů. Pokud už ji do seznamu úkolů dáte (je to důležitější a urgentnější), něco jiného vyhoďte.

Při vyhazování si ji můžete přesunout buď na další měsíc nebo na budoucnost. A sledujte, jak to začne růst. A pak ty přesunuté věci zahoďte a zapomeňte na nějaké přesunování. Není k ničemu, je to znovu cesta k tomu se zahltit. Já už nepřesouvám žádné projekty do dalších měsíců, vždy začnu na začátku měsíce nanovo.

Místo toho mějte pro každou roli nějakou vyšší vizi. Ne konkrétni věci, ty si navrhnete vždy na ten konkrétní měsíc. Ale spíš ideu toho, co vlastně skutečně chcete. A z ní si vymyslete konkrétní činnosti. Tedy hned poté, co jste si naplnili seznam úkolů tím, co dělat musíte.

Life Hacking

Předejte zkušenosti i dalším a sdílejte tento článek!

Předchozí článek
Následující článek


Jiří Knesl
Business & IT konzultant

Jiří Knesl poprvé začal programovat v roce 1993. Od té doby, díky skvělým učitelům a později zákazníkům, měl možnost neustále růst v oboru vývoje webových aplikací a informačních systémů. v roce 2002 se přidal zájem o ekonomii a v roce 2006 o organizaci práce. Vším tím se konstantně profesně zabývá jak ve svém podnikání, tak i u zákazníků. Za posledních 5 let vydal na tato témata přes 400 článků.

Prohlédněte si moje reference

Mám zkušenosti z rozsáhlých projektů pro korporace, velké podniky, střední i malé firmy, ale i pro startupy v cloudu. Zvyšoval jsem jejich know-how, pomáhal nastavovat jejich organizační strukturu, byl lektorem a mentorem v náročných situacích. Podívejte se, jak vidí můj přínos samotní klienti.

Sledujte mé postřehy na sociálních sítích