Blog | První zkušenosti při přechodu z GTD do Trella

První zkušenosti při přechodu z GTD do Trella

Zkusil jsem přesunout všechny své pracovní záležitosti z GTD do Trella. Motivem bylo to, že je nás ve Sprint Masters víc a já cítím potřebu nějak sdílet, na čem dělám teď, v jakém je to stavu. Cítím potřebu lépe sledovat, v jakém stavu práce je a tag „waitingfor“ v GTD mi nestačí.

Celá potřeba se objevila v okamžiku, kdy jsem začal dávat práci lidem nenahodile, ale soustavně (každý měsíc dávám nějakou práci 7 lidem).

Z GTD jsem chtěl udělat nástroj na projektové řízení.

Přesedlal jsem z Things, které na toto stoprocentně nestačily na 2Do, které je spolu s OmniFocusem funkčně asi nejvíc vybavený nástroj.

Nicméně trpí dvěmi zásadními problémy:

  • neumí spolupráci v týmu (ikdybych mohl vidět cizí projekty a mohl spolupracovat v nich, tak mi to nestačí, potřebuju i komentáře, přílohy, ideálně i měření času)
  • neumí procesní řízení (když se stane tohle, tak se má udělat tamto)

Hledal jsem náhradu a protože jsem Trello už mnohokrát použil na řízení vývoje SW, rozhodl jsem se zkusit to s ním.

Sloupce vypadají přibližně takto:

  • udělat v budoucnu (věci, které se budou dělat, ale ne teď)
  • udělat
  • dělá se
  • čeká se (zablokované úkoly)
  • ke kontrole (úkoly, které jsou hotové a je potřeba je zkontrolovat)
  • úkoly dokončené tento měsíc
  • úkoly na začátek měsíce (zkopíruje se na začátku měsíce do udělat)
  • úkoly na konec měsíce (viz výše)
  • úkoly na pondělí (…)
  • úkoly na úterý (…)
  • úkoly na …

Labely dělím podle rolí/business aktivit (tzn. jestli souvisí s vývojem SW, organizací práce, přímo s Agile).

Tento setup vyřešil uspokojivě spolupráci v týmu. S procesním řízením nejsem ještě spokojený, umí to události vázané na čas (když je pondělí, tak se dělá toto), ale neumí jakékoliv další (když se dělá restart serveru, tak se dělá toto).

Navíc jsem ztratil určitý nadhled v tom, co se dělá pro jakou roli (když srovnám s filtry, které jsem v GTD používal, tak mi štítky v Trellu nestačí pro to, abych viděl). Taky se mi v listu úkolů těžko hledá, co je právě teď prioritou.

Zároveň v Trellu nemám reportování, které by mi vyhovovalo.

Zkrátka to vypadá, že budu muset pokračovat v hledání.

Zatím to vypadá na 3 úpravy:

  • na vysokoúrovňovější pohled, prioritizaci a evidenci projektů použít mindmapu (u zákazníka jsem s úspěchem nasadil Mindomo)
  • Trello nahradím Targetprocessem, kterém taky získám lepší pohled na to, co už je hotové (tady si nejsem jist, jestli nezkusím JIRA, kterou nemám příliš v oblibě, ale na to, co potřebuju, by mohla být vhodná)
  • do svého GTD přesunu zpět vysokoúrovňové věci, experimenty a to, na čem nepotřebuju spolupracovat (teď mám v GTD jen osobní život, budování zvyků a opakující se úkoly jako Inbox Zero, učit se anglicky apod.)

Pořád to ale neřeší to procesní řízení.

Kdybych měl přístup, jaký je běžný v jiných firmách, mohl bych GTD klidně používat dál. Totiž běžně bývají zadané úkoly zaměstnancům v projektech v řádu i týdnů nebo měsíců a tam je potřeba něco, co dá pohled na denní činnosti. V takové situaci bych se i divil člověku, který by GTD nebo něco podobného nepoužíval (dělat projekt v řádu měsíců a nemít přehled nad tím, co se děje v řádu dní je recept na selhání). Já ale (protože věřím, že je to tak správné) rozpadávám úkoly na prťavé. Na tak malé, že vlastně udržovat je v GTD znamená duplikaci. Nevýhodou takového přístupu (jak jsem už zmínil výše) ale je, že v Trellu je pro mě obtížné se v těch úkolech vyznat – jak je být schopný přečíst, tak i vytáhnout si to, co je teď nejdůležitější, k čemu běží jaké termíny apod. Některé věci z GTD mi zůstaly, konkrétně inbox, week review, práce s perspektivou. Co mi chybí, jsou role a kontexty.

Jaký nástroj na organizaci malého týmu používáte vy?

Life Hacking

Předejte zkušenosti i dalším a sdílejte tento článek!

Předchozí článek
Následující článek


Jiří Knesl
Business & IT konzultant

Jiří Knesl poprvé začal programovat v roce 1993. Od té doby, díky skvělým učitelům a později zákazníkům, měl možnost neustále růst v oboru vývoje webových aplikací a informačních systémů. v roce 2002 se přidal zájem o ekonomii a v roce 2006 o organizaci práce. Vším tím se konstantně profesně zabývá jak ve svém podnikání, tak i u zákazníků. Za posledních 5 let vydal na tato témata přes 400 článků.

Prohlédněte si moje reference

Mám zkušenosti z rozsáhlých projektů pro korporace, velké podniky, střední i malé firmy, ale i pro startupy v cloudu. Zvyšoval jsem jejich know-how, pomáhal nastavovat jejich organizační strukturu, byl lektorem a mentorem v náročných situacích. Podívejte se, jak vidí můj přínos samotní klienti.

Sledujte mé postřehy na sociálních sítích